PARTIE A    Lignes Generales

A 1 Publication et application du « Vademecum »

Les règles, les dispositions et les conditions d'exécution de nouveau définies dans ce Vademecum sont partie prenante de Comité des associations sportives des centres de recherche européens et sont à respecter par tous les membres de ce Comité. Elles font également loi pour toutes les rencontres sportives internationales réalisées au nom du Comité des associations sportives de centres de recherche européens.
Le Vademecum a été élaboré par le « président de l’union des associations sportives des centres de recherche européens» en collaboration avec les membres du Comité. Le Vademecum reste propriété de l'association même après sa diffusion aux membres.
Les modifications apportées au texte du Vademecum ne peuvent être décidées que lors d'une réunion de travail des délégués des centres de recherche européens (DATEF). Le texte allemand sur l'Internet web site fait loi, à moins que l'on y apporte une modification officielle.
Les règlements et règles de jeux sont applicables à toutes les rencontres sportives auxquelles les centres de recherche reconnus par le président ont été invités.

En font partie:

A 2   Comité des associations sportives de centres de recherche européens

A 2.1 Histoire, sens et but, fonctions

Avec « le Comité des associations sportives de centres de recherche européens », les collaborateurs et collaboratrices de centres de recherche européens ont mis en place une forme d'organisation par laquelle ils veulent développer entre eux des relations amicales et sportives. De plus, leur but est de contribuer par le sport à une Europe unie.
Les rencontres sportives internationales réalisées déjà depuis 1966 entre les sportifs et sportives des centres de recherche européens ont conduit à la création de ce Comité.
Ses objectifs sont présentés dans le préambule.

A 2.2 Type d'organisation, organes du Comité

1. Type d'organisation

Le Comité des associations sportives de centres de recherche européens est une association d'intérêt. Elle est d`signée par l'abbréviation > ASCERI < dérivant de « Association of the Sports Communities of the European Research Institutes ». L'ambition est cependant d'en faire une fédération européenne des associations sportives de centres de recherche européens qui chapeaute le tout de façon continue.

2. Organes

Les organes du ASCERI sont les suivants :

A 2.3 Adhésion

1. Les membres

Est considérée comme membre du Comité des associations sportives de centres de recherche européens
a) toute personne qui jusqu'aux 7èmes ATOMIADES de 1991 était déjà membre d'une association sportive d'un centre de recherche européen.
b) après la 7ième ATOMIADE, toute association sportive qui approuve les desseins du Comité et dont la demande d’admission, envoyée au coordonnateur des rencontres sportives ou depuis le 1er mai 2007 au Président de l’ASCERI, a été acceptée après examen au cours d’une réunion de travail des délégués.

2. Conditions d'admission

Les demandes d'admission doivent parvenir par écrit au président.
Cette demande doit contenir les informations suivantes:
  - Nom et adresse du centre de recherche
- Informations concernant la nature des recherches effectuées
- Sigle à utiliser pour représenter le centre de recherche lors des rencontres sportives
- Disciplines sportives proposées par l'association sportive
  Nombre de membres au sein de l'association sportive
- Nom et adresse du person pour le contact

En remettant sa demande d'admission, l'association sportive du centre de recherche concerné accepte les lignes directrices et les obligations financières établies dans le Vademecum.
Les associations sportives de centres de recherche qui effectuent exclusivement des recherches à des fins militaires ne sont pas admises.

3. Confirmation de l'admission

Suite au dépôt de la demande a lieu une réunion de travail des délégués au cours de laquelle il est voté pour ou contre l'admission, à la majorité simple des suffrages exprimés.
La décision est communiquée par écrit au demandeur, avec motivation si l'admission est refusée.
Les délégués du centre de recherche admis ont immédiatement et conformément au § A 4.1 droit de vote.
Un exemplaire du Vademecum est remis gratuitement au nouveau membre.
Les obligations financières (§ A 6.2 et A 6.4) prennent immédiatement effet.
Conditions du vote : un délégué du club , au moins, doit être à la disposition du centre demandeur pour répondre aux questions, et être présent. S'il ne peut être présent pour des raisons valables, un délégué d'un autre centre peut le représenter (à condition que ce centre soit déjà membre).

4. Expiration de l'adhésion

a)  Démission

Un membre peut avec effet immédiat donner sa démission du Comité des associations sportives des centres de recherche européens.
La lettre de démission doit être remise par écrit au président.

b)  Exclusion

Un membre peut être exclu du Comité à la majorité aux ¾ des voix exprimées au cours d'une réunion de travail des délégués si

- il ne respecte pas le règlement du Vademecum et qu'il porte par là préjudice aux autres membres.
- malgré 2 rappels, il ne paie pas sa cotisation de membre
- malgré plusieurs sollicitations, en tant qu'organisateur d'une rencontre sportive il ne respecte pas, dans l'année en cours, ses engagements vis à vis du coordonnateur.
- malgré de nombreuses sollicitations, il n'est pas prêt à participer au travail du Comité.

La demande d'exclusion d'une association sportive est déposée par le président .

c)  Obligations

Les membres d'associations sportives de centres de recherche européen qui ne font plus partie du Comité, suite à une démission ou une exclusion, ne peuvent plus participer à des manifestations sportives organisées dans le cadre de l'Union.
Les éventuelles dettes envers le Comité ou le président subsistent et doivent être immédiatement réglées.
Le Vademecum est la propriété de l'ASCERI et pour cette raison, tout membre sortant doit le retourner spontanément au président.

A 3   Rencontres sportives

A 3.1 Cercle des participants

  1. Aux rencontres sportives, pour lesquelles les règles et règlements de jeu contenues dans les parties B et C de ce Vademecum sont obligatoires, peuvent participer seulement les membres des associations sportives des centres de recherche européens énumérés dans le paragraphe E ou les collaborateurs et collaboratrices de ces centres de recherche et leurs conjoints, à moins qu'un groupe de personnes supplémentaire ne soit admis à ces rencontres selon des règles particulières.
  2. Les membres des associations sportives de centres de recherche non membre du Comité des associations sportives des centres de recherche européens - ou leur collaborateurs et collaboratrices - peuvent selon les possibilités de l'organisateur participer aux rencontres sportives en tant qu'invité.
    Leur participation s'effectue cependant « hors concours » et ne sont pas pris en compte dans le classement, y compris pour la Coupe Challenge.
    Une participation à des épreuves pour lesquelles la sélection se fait selon le système du K.O. n'est pas possible.

A 3.2 Fréquence des rencontres sportives

Tant qu'il y a des organisateurs les tournois ont lieu comme suit:

Ce règlement s'applique à partir de la 11ème ATOMIADE 2003 où se déroule un IFEF (décision des délégués lors du 17ème DATEF 2002).
Les ATOMIADEs et ATOMIADEs d'hiver se succèdent au rythme d'1 an et 1/2.

A 3.3 Cadidature pour l'organisation

La candidature pour l'organisation d'un évènement sportif de l'ASCERI produit à paragraph A 3.2 doit être adressée au Président. La réunion de travail des délégués (DATEF) qui suivra décidera de l'attribution.

A 3.4 Préparation des rencontres sportives

Guide de la présentation d'un tournoi

L'avis de présentation d'une ATOMIADE ou d'un tournoi concernant une seule discipline doit au moins comporter les dispositions suivantes:

–  Nom de l'organisateur
–  lieu et date, jour du début et jour de la fin de la manifestati-on sportive
–  Nombre des terrains de jeux ou des lieux susceptibles de recevoir un tournoi
–  Etat des équipements sportifs
–  Nombre maximum des équipes et des joueurs participant
–  Indication de la taille des équipes et type de règle simple, si dans le Vademecum il n'y a pas de réglementation
–  Informations concernant l'hébergement
–  Montant de la cotisation de participant
–  Prestations comprises dans la cotisation
–  Date butoir pour les inscriptions
–  Délai pour le premier versement et le paiement du montant restant
–  Demande concernant les moyens de transports pour l'arrivée des équipes
–  Indications concernant le nombre approximatif de km sur place pour les bus
–  Coût du conducteur de l'omnibus
–  Assurance des participants
–  Informations concernant le programme touristique avec les dates et les prix
–  Résumé du programme pour tous les participants

A 3.5  Serment de l'ASCERI

Lors de toutes les rencontres sportives, les participants sportifs s’engagent personnellement et contractuellement en toute impartialité pour des compétitions basées sur l’amitié et dans le respect de l’adversaire.
Le serment est prononcé par un sportif désigné par l’organisateur comme étant le représentant de tous les sportifs lors de la cérémonie d’ouverture de la rencontre sportive, immédiatement à l’issue de celle-ci. Le texte prononcé sera lisible par tous les participants dans les langues allemande, anglaise et française dans une forme appropriée.

Texte du serment :

A l’occasion de nos rencontres sportives, nous nous engageons solennellement, d’une part à respecter nos adversaires en toute amitié, conformément à notre éthique sportive et professionnelle,
d’autre part à encourager l’entente entre les peuples en toute honnêteté et sincérité.

A 3.6  Coupe challenge

  1. Des coupes « challenge » peuvent être remises comme trophée exceptionnel pour la victoire des Instituts de Recherche.
    Une coupe Challenge devient la propriété de l'Institut
    si
    ou    		 elle a été gagné trois fois de suite
    si elle a été gagné 5 fois non consécutivement

    Les coupes « Challenge » suivantes sont en circulation :
      Atomiade : Classement des centres
    Atomiade d'hiver : évaluation
    Tournoi de Football IFEF
    Tournoi de Football sur petit terrain IFKEF
    Tournoi de Tennis ITEF    		 Date de remise
    Date de remise
    10 juin 2007
    Date de remise
    16 mars 2000

  2. Le gagnant d'un tournoi, à qui on a attribué un "challenge" est obligé de le remettre à temps à la disposition de l'organisateur lors du tournoi de même type suivant. Cela vaut aussi dans le cas où ce gagnant n'y participe pas.
  3. Si l'organisateur d'un tournoi a invité plusieurs équipes supplémentaires qui ne font pas partie du Comité des associations sportives des centres de recherche européens à participer, la coupe "challenge" prévue pour ce tournoi ne pourra pas être remise à ces équipes en cas de victoire . La coupe est cependant décernée à la meilleure équipe, membre du Comité.
    Ceci est valable pour un tournoi dans le cadre d'une ATOMIADE ainsi que pour un tournoi concernant une seule discipline.

A 3.7 Commission de discipline

1. Généralités

Au cas où, dans le cadre des Rencontres Sportives de l'ASCERI, des conflits entre participants surviennent pendant ou en dehors des compétitions sportives et qui menacent la poursuite paisible de la manifestation, une commission de discipline est mise en place.

2. Composition de la commission

La commission est élue par l'ensemble des délégués. L'organisateur de la rencontre est responsable du bon déroulement de cette élection.
La commission est composée :

–  du Président ou d'un Vice-Président
–  d'un représentant de l'organisateur
–  3 Assesseurs.

Dans cette commission, plusieurs pays doivent être représentés.
Les membres de la commission élisent en son sein un président. Les décisions sont prises à la majorité simple.

3. Tâches

Au cas où des manquements au bon déroulement pacifique pendant ou en dehors les rencontres sportives, en particulier discorde avec violences physiques entre différentes personnes ou délégations, la commission a la tâche , de désigner le ou les responsables et de prendre, si elle le peut, les mesures nécessaires pour assurer le déroulement non perturbé de la manifestation.
Les mesures peuvent aller jusqu'à l'exclusion de(des) l'équipe(s) concernée(s) ou de la(les) délégation(s), des rencontres sportives en cours.
Dans le cas de l'exclusion, les sommes restantes ne seront pas remboursées aux personnes concernées.
La Commission doit par ailleurs décider si l'(les)équipe(s) ou la(les) délégation(s) exclue(s) pourra(ont) participer aux rencontres sportives ultérieures.
Le Président de la commission doit informer par écrit, l'(les) équipe(s), la(les) délégation(s), le(s) Centre(s) de Recherche, le Président et l'organisateur de la rencontre sportive suivante, de l'exclusion et des mesures supplémentaires.

A 4   Réunions des délégués

Les responsables sportifs des centres de recherche européens participent aux différentes réunions, à savoir :

Un procès verbal de chaque réunion doit être rédigé. Ce procès verbal accompagné de la liste des délégués présents doit être distribué à tous les membres du Comité des associations sportives des centres de recherche européens (ASCERI).

A 4.1  Les réunions de travail des délégués (DATEF)

  1. Les réunions de travail (DATEF) des délégués des centres de recherche ont lieu selon la nécessité, en dehors des rencontres sportives des centres de recherche européens. Un rythme de deux ans est à recommander. Le président invite les responsables sportifs de tous les centres de recherche adhérents du Comité des associations sportives de centres de recherche européens .
    Deux personnes au maximum par association sportive peuvent être présentes. Elles n'ont cependant qu'une seule voix. Les associations sportives qui ne peuvent être présentes peuvent mandater par écrit un représentant sportif présent.
    Le lieu de réunion est communiqué par le président . L'organisateur d'une réunion de travail des délégués doit adresser l'invitation au président qui la diffusera à tous.
  2. Une réunion de travail des délégués doit être annoncée au moins 6 semaines avant la date prévue.
    Les demandes concernant l'ordre du jour doivent parvenir au président quatre semaines avant la date de la réunion.
    L'ordre du jour de la réunion de travail est envoyé aux responsables sportifs inscrits deux semaines avant la réunion.
  3. La réunion de travail des délégués est présidée par le président et en son absence par un président adjoint. Le président ainsi que les présidents adjoints ont droit de vote.
    Le vote est effectué par bulletins de vote, distribués à cet effet. Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés à moins que d'autres dispositions soient contenues dans le Vademecum. En cas d'égalité des voix, c'est le vote du président qui tranche. En cas d'abstention du président, l'égalité des voix équivaut à un refus.
  4. Lors d'une réunion de travail des délégués, il peut être décidé de l'admission de nouveaux membres à la majorité simple des suffrages exprimés, de même que de l'exclusion d'un membre à la demande du coordinateur avec une majorité aux ¾ des suffrages exprimés (A 2.3).
  5. L'assemblée peut créer des commissions pour le traitement d'actions spécifiques, dont les résultats sont discutés et le cas échéant décidés lors d'une réunion de travail des délégués.
  6. Lors des réunions de travail des délégués les problèmes généraux des rencontres sportives ainsi que leur bilan sont discutés.
  7. Lors des DATEF, les modifications concernant les textes du Vademecum ou les règlements des rencontres sportives des centres de recherche européens sont discutées et décidées. Les demandes pour des compléments, des suppressions ou des changements doivent être envoyées aux participants sous forme de projet avec l'ordre du jour deux semaines avant la date prévue pour la réunion.
    Les commissions spécialisées auront l'occasion, pendant la réunion de se concerter au sujet des demandes, avant de les présenter à la réunion plénière pour prise de décision.
  8. Le bilan financier de l'ASCERI pour l'année écoulée ainsi que la prévision du budget futur, préparés en collaboration avec le président sont discutés et approuvés par les délégués après proposition de la commission des finances.
  9. Les résolutions prises lient tous les membres du Comité des associations sportives des centres de recherche européens.
  10. Lors de la réunion de travail précédant une ATOMIADE d’été, un point particulier doit être prévu pour procéder à l’élection du Président et des Vice Présidents. Pour plus d’information voir le § A 4.3 de ce Vademecum.

A 4.2  Réunions générales des délégués

Les réunions générales des délégués ont lieu pendant les rencontres sportives des centres de recherche européens. Elles sont convoquées et présidées par l'organisateur.
Les réunions générales des délégués servent en premier lieu aux discussions entre délégués au sujet de la rencontre en cours. Elles peuvent également, à la demande des délégués, soulever des propositions et des problèmes qui devront être discutés et si possible tranchés lors des réunions de travail ultérieures.
Une réunion générale des délégués peut approuver des décisions concernant cette seule rencontre sportive.
Les résolutions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés. L'égalité des voix équivaut à un refus.
Le droit de vote est réglé comme suit:

a) Lors des réunions générales des délégués à l'occasion des rencontres sportives concernant des sports d'équipe (football, tennis), chaque équipe participante a une voix.
b) Lors des réunions générales des délégués à l'occasion de rencontres sportives concernant des disciplines individuelles, chaque centre de recherche participant a une seule voix.
c) Lors des réunions générales de délégués à l'occasion d'une ATOMIADE d'été ou d'une ATOMIADE d'hiver, chaque centre de recherche a une voix, indépendamment du nombre de disciplines sportives présentées par le centre de recherche.
d) Le coordinateur n'a pas le droit de vote.
e) Les Vice-Présidents ne peuvent prendre part au vote que s’ils sont également délégués de leur centre de recherche.

A 4.3  Assemblée pour l'élection du président et des présidents adjoints

Afin d’élire le Président et les Vice-Présidents, une réunion doit être organisée à cet effet et convoquée à l’occasion de la réunion de travail des délégués (DATEF) précédant une ATOMIADE d’été. Cette réunion occupera une place spéciale dans l’ordre du jour à la fin de la réunion.
L’organisateur de ce DATEF en sera l’animateur.
Seuls ont le droit de vote les responsables de centres de recherche européens ou leurs représentants.
Chaque centre de recherche dispose d'une seule voix. Des bulletins de vote sont distribués à cet effet.
A la demande d'un seul délégué, un vote à bulletin secret peut être effectué.
La personne qui réunit la majorité des voix exprimées est élue président de l’Union des Associations Sportives des Centres de Recherche Européens. En cas d’égalité de voix entre les deux premiers candidats, il y a lieu de procéder à un scrutin de bal-lottage.
L'élection des présidents adjoints a lieu à la suite de l'élection du président. Sont élus les 2 candidats ayant recueillis le plus grand nombre de voix exprimées.
La prise de fonction aura lieu lors de la cérémonie de clôture de l’ATOMIADE avec la présentation du nouveau Président et des nouveaux Vice Présidents.

A 5   Les présidents

A 5.1   Le président

Pour la coordination des rencontres sportives de centres de recherche européens, la fonction d'un coordinateur des rencontres sportives a vu le jour en 1978 afin d'assurer la pérennité de ces rencontres. Lors de la 22ème Réunion de travail (DATEF) à Dresde le poste de coordonnateur a été commuté en celui de Président de l’ASCERI.
Celui ci est élu pour une durée de 3 ans. Le vote s'effectue au cours d'une réunion des délégués convoquée en vue de l'élection du président et à l'occasion d'un DATEF précédent une ATOMIADE d'été.
Le règlement concernant le président est de nouveau donné dans le paragraphe D de ce Vademecum.

A 5.2   Les présidents adjoints

Le président est assisté de deux présidents adjoints pour le soutenir de façon durable dans l'exécution de ses tâches.
Les présidents adjoint sont élu à la majorité simple des suffrages exprimés, immédiatement après l'élection du président à l'occasion de l'assemblée convoquée à cet effet.
Le président et ses adjoints doivent être originaire des pays différents.

A 5.3   Le Président d'honneur

Le titre de « Président d'honneur » peut être attribué à un président quittant sa fonction .
Un ancien président à qui a été décerné le titre de "président d'honneur" doit être invité aux rencontres sportives de l'ASCERI et aux DATEFs. Il n'a pas de mission ; il peut participer aux rencontres de travail des délégués (DATEF) avec une voix de conseiller .
Les frais peuvent être pris en charge par l'organisateur ou le pr´sident dans le cadre des possibilités .

A 5.4   Membres d'honneurs

Un délégué particulièrement méritant vis à vis de l'ASCERI peut être nommé membre d'honneur .

A 6   Les financements

A 6.1   Le financement des rencontres sportives

  1. Chaque organisateur d'une rencontre sportive doit s'efforcer à travers un choix approprié des hébergements, de l' organisation des soirées et du programme général, de minimiser les coûts pour chaque participant afin de permettre la participation du plus grand nombre d'athlètes possible.
  2. Les frais d'organisation et de déroulement d'une rencontre sportive des centres de recherche européens engagés par l'organisateur sont supportés par les participants sous fore de taxe de participation.
    La taxe de participation doit couvrir tous les frais.
  3. Un prix d'inscription à régler auparavant est à imputer dans sa totalité à la taxe de participation.
    Si un centre de recherche se retire, sa taxe d'inscription peut être retenue sans explication.
  4. Il n'est pas permis de réaliser un profit sur les rencontres sportives internationales de centres de recherche européens.
    Si toute fois un excédent se présente, il sera reversé à parts égales aux différents centres participant.
    En cas de doutes, c'est une réunion de travail des délégués qui décide de la redistribution du bénéfice.
    Il est interdit de laisser le bénéfice partir dans les caisses de l'association sportive organisatrice.
  5. Un bilan détaillé doit être établi pour chaque rencontre sportive de centres de recherche européens et distribué à tous les centres de recherche ayant participer à ces rencontres.

A 6.2  Financement des dépenses courantes du Président

  1. Cotisation de membre
    Chaque membre du Comité des associations sportives des centres de recherche européens s'engage à verser au président une cotisation annuelle de membre. Son montant est fixé lors d'une réunion de travail des délégués sur proposition de la commission des finances. Si, lors d'une année, aucun DATEF n'a lieu, les cotisations précédentes sont valables: le montant est inchangé.
    Cette cotisation de membre est à régler au président au cours du premier trimestre de chaque année civile d'après les états financiers. Les taxes de virement sont à la charge du (membre) payeur.
    Les factures ne sont envoyées aux délégués qu'après décision.
    Le non paiement de cette cotisation de membre malgré maints rappels peut conduire à l'exclusion hors de l'Union (A 2.3 - 4b).
  2. Taxe de participation lors des rencontres sportives
    Conformément au règlement intérieur concernant le président, §3, celui ci reçoit de chaque participant aux rencontres sportives de centres de recherche européens une somme pour remboursement des frais. Son montant est fixé lors d'une réunion de travail des délégués.
    C'est l'organisateur qui est responsable du versement de l'argent au KSEF.
    Le non paiement de ce « remboursement des frais » à travers l'organisateur peut conduire à son exclusion du Comité des rencontres sportives des centres de recherche européens (cf. A 2-4b).

A 6.3   La commission des finances

Afin de soulager le président dans la gestion financière, une commission des finances a été créée, qui est composée d'un délégué pour trois centres de recherche.
La commission des finances est élue pour une durée de deux ans, à la majorité simple des suffrages exprimés, ceci lors d'une réunion de travail des délégués.
Cette commission des finances a pour tâche de contrôler les dépenses et les recettes du président; elle doit en rendre compte lors d'une réunion de travail des délégués et doit proposer à l 'assemblée le montant de la participation membre.

A 6.4  Les taxes

Les coûts à payer par les membres, établies lors de la réunion de travail des délégués comportent :
   - La participation de membre:
pour une association sport avec un nombre de membres

jusqu'à  50:  

55,- EUR / an

entre 51 et 100:  

85,- EUR / an

entre 101 et 250:  

115,- EUR / an

entre 251 et 500:  

145,- EUR / an

plus de 500:  

175,- EUR / an
   - Remboursement des frais du président pour les manifestations

sportives et par participant :  

3,00 EUR
   - Coût pour un exemplaire supplémentaire du Vademecum :

20,- EUR

A 7 Commissions spécialisées

A l'occasion de la 3ème réunion des délégués (3 DATEF) le 27 mars 1987 à Karlsruhe, des commissions spécialisées de groupes sportifs ont été créées et élues.
Ces commissions ont été présentées dans le compte rendu écrit du 17 mai 1987.
Les commissions spécialisées ont pour mission d’élaborer les règles particulières permettant de gérer les rencontres sportives de l’ASCERI et, si nécessaire, de les adapter à de nouveaux besoins ou à des changements internationaux . Ils doivent s’assurer que les textes en allemand, en anglais et en français se correspondent. Par conséquent, chaque fois que cela sera possible, les membres d’une même commission spécialisée devront appartenir à des pays différents.
Les membres d’une commission spécialisée doivent intervenir à titre consultatif pour aider l’organisateur de compétitions de leur sport et ils doivent servir de médiateur lors de décisions controversées si une commission d‘arbitrage n’est pas prévue.
Les commissions existantes sont adaptées aux nouvelles exigences, créées ou reconstituées avec de nouveaux membres, lors des réunions de travail des délégués.
Les centres de recherche indiqués en .pdf en caractères gras sont les coordinateurs responsables et les interlocuteurs du président.